AI w pracy asystentki i asystenta zarządu oraz office managera – kalendarz, podróże, korespondencja i wydarzenia
16 h (2 dni) · stacjonarna/zdalna · 1 900,00 zł/os. przed dofinansowaniem · szkolenie zgodne ze standardem BUR — kartę usługi rejestrujemy przy starcie grupy
O szkoleniu
Asystentki i asystenci zarządu oraz office managerowie na co dzień koordynują kalendarze kilku członków zarządu jednocześnie, planują podróże służbowe, obsługują dużą liczbę maili i organizują wydarzenia firmowe – zwykle pod presją czasu i bez wsparcia dodatkowych osób. Wykonywanie tych zadań w pełni ręcznie wydłuża czas realizacji, zwiększa ryzyko błędów i ogranicza czas, jaki kluczowa osoba wspierająca zarząd może poświęcić na zadania o wyższej wartości, takie jak priorytetyzacja i wsparcie decyzyjne.
Szkolenie uczy praktycznego wykorzystania generatywnej AI (ChatGPT, Copilot i podobne narzędzia) do codziennych zadań asystenckich: planowania i optymalizacji kalendarza spotkań zarządu, przygotowywania kompletnych planów podróży służbowych, redagowania i porządkowania korespondencji w stylu firmy oraz organizacji wydarzeń firmowych – od harmonogramu po komunikację z uczestnikami. Uczestnicy nauczą się też budować własną bibliotekę promptów, weryfikować treści generowane przez AI i pracować z nimi zgodnie z zasadami ochrony danych i poufności.
Zajęcia mają charakter warsztatowy – trener pracuje na realnych, anonimizowanych dokumentach i przykładach zgłoszonych przez uczestników (fragmenty korespondencji, przykładowe kalendarze, briefy wydarzeń), dzięki czemu każda osoba wychodzi ze szkolenia z gotowymi promptami i szablonami do wykorzystania od następnego dnia pracy.
Program
Dzień 1 8 h:
- Moduł 1: Wprowadzenie do generatywnej AI w pracy biurowej – możliwości i ograniczenia narzędzi (ChatGPT, Copilot) 1 h
- Moduł 2: Bezpieczeństwo danych i poufność przy pracy z AI – RODO, dane wrażliwe zarządu, dobre praktyki 1 h E8
- Moduł 3: Zasady budowania skutecznych promptów – warsztat na przykładach z pracy uczestników 2 h E6
- Moduł 4: AI w zarządzaniu kalendarzem zarządu – planowanie spotkań, priorytetyzacja, rozwiązywanie konfliktów terminów 2 h E1
- Moduł 5: Organizacja podróży służbowych z AI – plany podróży, briefingi, zestawienia dokumentów 2 h E2
Dzień 2 8 h:
- Moduł 6: AI w korespondencji biznesowej – redagowanie e-maili, pism i notatek w stylu firmy 2 h E3
- Moduł 7: Obsługa skrzynki mailowej z AI – streszczanie, klasyfikacja i szkice odpowiedzi na przychodzącą korespondencję 2 h E4
- Moduł 8: Organizacja wydarzeń firmowych z AI – harmonogramy, checklisty, komunikacja z uczestnikami 2 h E5
- Moduł 9: Weryfikacja i fact-checking treści generowanych przez AI przed ich wykorzystaniem 1 h E7
- Moduł 10: Budowa własnej biblioteki promptów, podsumowanie i test zaliczeniowy 1 h E6
Dla kogo
Asystentki i asystenci zarządu, office managerowie, sekretarki i sekretarze zarządu, personal assistants oraz pracownicy biur obsługi zarządu w małych, średnich i dużych firmach.
Efekty uczenia się (standard BUR)
- Konfiguruje i wykorzystuje asystenta AI do planowania oraz optymalizacji kalendarza spotkań zarządu, w tym rozwiązywania konfliktów terminów.
- Tworzy przy pomocy AI kompletny plan podróży służbowej (harmonogram, briefing, zestawienie dokumentów) na podstawie zadanych parametrów.
- Redaguje i koryguje korespondencję biznesową (e-maile, pisma, notatki) przy pomocy generatywnej AI, zachowując styl i ton firmy.
- Streszcza i klasyfikuje przychodzącą korespondencję oraz przygotowuje szkice odpowiedzi z wykorzystaniem promptów AI.
- Projektuje za pomocą AI harmonogram i checklistę organizacji wydarzenia firmowego (konferencja, spotkanie zarządu, wyjazd integracyjny).
- Tworzy bibliotekę szablonów promptów dostosowanych do powtarzalnych zadań administracyjnych w swojej organizacji.
- Ocenia wiarygodność i poprawność treści wygenerowanych przez AI oraz stosuje zasady weryfikacji (fact-checking) przed ich wykorzystaniem.
- Stosuje zasady bezpieczeństwa danych i poufności (RODO, dane wrażliwe zarządu) podczas pracy z narzędziami AI.
Walidacja: Walidacja dwuetapowa: (1) test teoretyczny jednokrotnego wyboru, min. 15 pytań obejmujących moduły 1–10 – próg zaliczenia 70% poprawnych odpowiedzi; (2) zadanie praktyczne polegające na przygotowaniu przy użyciu AI planu podróży służbowej lub harmonogramu wydarzenia na bazie danych zgłoszonych przez uczestnika, ocenione przez trenera według checklisty kryteriów – wymagane spełnienie min. 70% kryteriów. Zaświadczenie o ukończeniu szkolenia wydawane jest po zaliczeniu obu elementów.