AI w administracji biurowej: automatyzacja pism, protokołów i obiegu dokumentów
16 h (2 dni) · stacjonarna/zdalna · 1 900,00 zł/os. przed dofinansowaniem · szkolenie zgodne ze standardem BUR — kartę usługi rejestrujemy przy starcie grupy
O szkoleniu
Pisma redagowane od zera za każdym razem, protokoły spisywane ręcznie po każdym spotkaniu, dziesiątki maili wymagających indywidualnej redakcji oraz obieg dokumentów trudny do uporządkowania — to codzienność większości sekretariatów, biur zarządu i działów administracyjnych. Czas, jaki pracownicy administracyjni poświęcają na rutynowe redagowanie, protokołowanie i porządkowanie dokumentów, to czas odjęty od zadań wymagających realnej uwagi, kontaktu z klientem czy organizacji pracy zespołu.
Po szkoleniu uczestnik samodzielnie wykorzysta narzędzia generatywnej AI (np. ChatGPT lub inne dostępne w firmie czatboty AI) do sprawnego redagowania pism i korespondencji e-mail, przygotowywania protokołów i notatek ze spotkań, tworzenia agend, harmonogramów i podsumowań pospotkaniowych, a także porządkowania, kategoryzowania i streszczania dokumentów w firmowym obiegu. Nauczy się przy tym krytycznie oceniać treści wygenerowane przez AI i stosować je zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych — AI pozostaje narzędziem wspierającym pracę uczestnika, a nie zastępuje jego kompetencji, decyzji i odpowiedzialności.
Szkolenie ma charakter warsztatowy — moduł po module uczestnicy pracują na własnych, realnych dokumentach i przykładach ze swojego stanowiska pracy (wzory pism, protokoły, harmonogramy spotkań), a nie na oderwanych od rzeczywistości case'ach. Prowadzi je trener-praktyk z wieloletnim doświadczeniem we wdrażaniu rozwiązań AI i automatyzacji procesów biurowych w małych i średnich firmach.
Program
Dzień 1 8 h:
- Moduł 1: Wprowadzenie do generatywnej AI w administracji biurowej — możliwości, ograniczenia i bezpieczeństwo danych przy pracy z narzędziami AI 2 h — efekty: E1
- Moduł 2: Redagowanie pism służbowych i korespondencji e-mail z wykorzystaniem AI — dobór tonu, formy i stylu do odbiorcy 2 h — efekty: E2
- Moduł 3: Budowa i standaryzacja szablonów dokumentów firmowych (pisma, wnioski, formularze) z pomocą AI 2 h — efekty: E3
- Moduł 4: Protokołowanie spotkań i sporządzanie notatek służbowych na podstawie nagrań i ustaleń, z wykorzystaniem AI 2 h — efekty: E4
Dzień 2 8 h:
- Moduł 5: Organizacja spotkań z wykorzystaniem AI — przygotowanie agend, zaproszeń, harmonogramów i podsumowań pospotkaniowych 2 h — efekty: E5
- Moduł 6: AI w obiegu dokumentów — porządkowanie, kategoryzacja i streszczanie dokumentów firmowych 2 h — efekty: E6
- Moduł 7: Weryfikacja treści generowanych przez AI, dobre praktyki i ochrona danych osobowych (RODO) w pracy biurowej z AI 2 h — efekty: E7
- Moduł 8: Warsztat praktyczny — wdrożenie AI do własnych zadań biurowych uczestnika oraz test wiedzy podsumowujący szkolenie 2 h — efekty: E8
Dla kogo
Pracownicy administracji biurowej, sekretariatu i recepcji, asystenci/asystentki zarządu i działów, office managerowie oraz pracownicy działów obsługi klienta i HR odpowiedzialni za korespondencję, protokoły i organizację spotkań — przede wszystkim w mikro, małych i średnich firmach (MŚP) oraz jednostkach administracyjnych, gdzie prowadzona jest bieżąca dokumentacja biurowa.
Efekty uczenia się (standard BUR)
- Stosuje podstawowe narzędzia generatywnej AI (np. czatboty AI) do wspomagania codziennych zadań biurowych, przestrzegając zasad bezpieczeństwa danych.
- Redaguje pisma służbowe i korespondencję e-mail przy użyciu AI, dostosowując ton i formę treści do odbiorcy.
- Tworzy i standaryzuje szablony dokumentów firmowych (pisma, wnioski, formularze) z wykorzystaniem AI.
- Sporządza protokoły ze spotkań i notatki służbowe na podstawie nagrań lub ustaleń przy wsparciu AI.
- Przygotowuje agendy, zaproszenia, harmonogramy spotkań oraz podsumowania pospotkaniowe z wykorzystaniem AI.
- Porządkuje i kategoryzuje dokumenty w firmowym obiegu, wykorzystując AI do ich streszczania i klasyfikacji.
- Ocenia poprawność i wiarygodność treści wygenerowanych przez AI, weryfikując je pod kątem błędów merytorycznych i zgodności z zasadami ochrony danych osobowych.
- Projektuje prosty plan wdrożenia narzędzi AI do własnych zadań biurowych na swoim stanowisku pracy.
Walidacja: Test teoretyczny (pytania jednokrotnego wyboru dotyczące zastosowań i ograniczeń AI w pracy biurowej) oraz zadanie praktyczne polegające na samodzielnym przygotowaniu pisma, protokołu lub podsumowania spotkania przy użyciu AI. Próg zaliczenia: 70% poprawnych odpowiedzi w teście oraz poprawne wykonanie zadania praktycznego.